المقومات المحاسبية لنظام الرقابة الداخلية
تتمثل هذه المقومات في وجود نظام محاسبي سليم يكفل المحاسبة عن كافة أنشطة المنشأة وإعداد قوائمها المالية وتحقيق الرقابة على العمليات المختلفة . وحتى يكون النظام المحاسبي أحد المقومات الأساسية لنظام سليم للرقابة الداخلية ، فإنه يجب أن يتضمن ما يلي :
1- مجموعة متكاملة من المستندات والدفاتر
تعتبر المستندات والدفاتر أحد العناصر التي يتكون منها النظام المحاسبي لأي منشاة .وبالرغم من اختلافها من منشأة لأخري من ناحية عددها وأشكالها ، الا أن هناك معايير متعارف عليها يجب أن تراعي عند تصميمها أهمها ما يلي:
– ضرورة الوفاء بالمتطلبات القانونية من حيث إمساك دفتر يومية ودفتر جرد علي الأقل ، ثم يمسك من الدفاتر الأخري ما تقتضية طبيعة نشاط المنشأة وحجمها
– ضرورة أن يخدم المستند أو الدفتر غرضا محددا ، فمثلا من الخطأ أن يمسك بنك تجاري دفتر يومية للمبيعات . وإذا كانت مبيعات المنشأة تتم كلها نقدا ولا يوجد بيع بالأجل ، فمن غير المعقول أن يمسك دفتر يومية للمبيعات الأجلة . وفي حالة شركة تقوم بخدمة نقل الركاب علي خطوط منتظمة ، من غير المتصور أن يكون لديها فواتير بيع .
– ضرورة ترقيم المستندات وصفحات الدفاتر قبل استعمالها ترقيما مسلسلا وذلك لتسهيل الرقابة علي المستندات المفقودة وكوسيلة لإمكان التوصل إلي المستندات عند الحاجة إليها (وقت المراجعة مثلا ).ويحقق هذا المعيار بلا شك هدف الرقابة الداخلية الخاص بضمان تسجيل كافة العمليات التي حدثت فعلا بالدفاتر .
– ضرورة التسجيل وقت حدوث العملية أو بعد ذلك بوقت قصير حيث أن وجود فجوه زمنية بين تاريخ حدوث العملية وتاريخ تسجيلها بالدفاتر يفقد هذه الأخيرة مصداقيتها ويزيد فرصة وقوع الأخطاء .ويحقق هذا المعيار بلاشك هدف الرقابة الداخلية الخاص بضمان تسجيل العمليات بالدفاتر في الوقت المناسب .
– يراعي في تصميم المستندات كافة استخداماتها المحتملة . فمثلا فاتورة البيع المصممة جيدا يمكن أن تكون أساسا للتسجيل في يومية المبيعات ، وكترخيص بشحن البضاعة ، وكدليل علي العمولات المستحقة لمندوبي البيع ، وكأساس لإعداد الإحصائيات عن تطور المبيعات وتحليلها علي العملاء و مناطق التوزيع ومندوبي البيع ، ويهدف هذا المعيار إلي تقليل عدد المستندات المستخدمة ، فلا نضطر إلي إعداد نماذج أخري تعطي التحليلات المطلوبة بل نكتفي بالمستند الأصلي .وعلي ذلك يتطلب الأمر إعداد عدة صور من المستند(صورة لكل استخدام ) ويفضل أن تكون الصور بألوان مختلفة حتي يمكن توزيعها علي المختصين بسهولة .
– يراعي في تصميم المستندات والدفاتر الوضوح والبساطة بحيث تكون سهلة الفهم لكل من يستخدمها أو يطلع عليها وبحيث تعطي البيانات المطلوبة بدقة وسرعة
2- دليل محاسبى
الدليل المحاسبى هو خطة لتبويب الحسابات تبين الحسابات الرئيسية والحسابات الفرعية التى تندرج تحتها مع اعطاء شرح لكل حساب وطبيعة العمليات التى تسجل بة. ولا يوجد دليل محاسبى يصلح لكافة المنشات بل يختلف الدليل حسب طبيعة نشاطها
3- دليل اجراءات
يجب ان يوجد دليل مكتوبا للاجراءات يوضح الدورات المستندية لكل عملية والاجراءات التى تتم وفقا لها
4- استخدام الوسائل الالية
استخدام الوسائل الالية يؤدى الى انجاز الاعمال المحاسبية بدقة وبمعدل اخطاء اقل ويرفع كفاءة العمل المحاسبى
5- المطابقات الدورية
مثل المطابقات التى تتم على كشوف حسابات البنوك
6- الجرد الفعلى للاصول.
